ก่อนที่จะพูดถึงองค์ประกอบของการสื่อสาร คำว่า การสื่อสาร ระบุว่าทั้งสองฝ่ายควรมีความเกี่ยวข้องกัน ส่วนหนึ่งทำหน้าที่เป็นผู้ส่งสาร และอีกฝ่ายหนึ่งทำหน้าที่เป็นผู้รับเมื่อทั้งสองฝ่ายมีส่วนร่วม คุณต้องมีพาหนะที่ส่งข้อความจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับ พาหนะนี้สามารถเรียกได้ว่าเป็นสื่อกลาง
หากผู้เข้าร่วมเหล่านี้ในบทบาทของผู้ส่งสารและผู้รับสารเพียงสองคน ทั้งสองฝ่ายก็ทำหน้าที่สลับกันได้ ดังนั้นเมื่อ A พูดกับ B, A เป็นผู้ส่งสาร และ B คือผู้รับ แต่เมื่อ B ตอบกลับ A จะกลายเป็นผู้ฟังหรือผู้รับ และ B ทำหน้าที่เป็นทั้งผู้พูดหรือผู้ส่งสาร ประเด็นที่ A และ B กำลังพูดถึงคือตัวสาร (Message) และวิธีการส่งข้อความถึงทั้งสองฝ่ายคือสื่อหรือ Channel ในกรณีนี้ สื่อส่งเสียงของผู้ที่ได้รับเสียงของการสนทนาแบบตัวต่อตัวคือบรรยากาศแวดล้อมของผู้สื่อสาร อากาศที่นี่สามารถมองได้ว่าเป็นสื่อกลางทางธรรมชาติ อย่างไรก็ตาม หากการสนทนาระหว่าง A และ B ไม่ได้เผชิญหน้ากัน แต่เป็นการพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน ตัวอย่างเช่นการโทรศัพท์ เรายังคงถือว่าเป็นการสื่อสารระหว่างบุคคล อย่างไรก็ตาม พาหนะได้เปลี่ยนเป็นโทรศัพท์ในฐานะพาหนะที่สื่อข้อความไปยังผู้ที่สื่อสาร และโทรศัพท์เองก็เป็นสื่อกลางหรือช่องทางการสื่อสารที่มนุษย์คิดค้นขึ้น ไม่ใช่สภาพแวดล้อมทางธรรมชาติเหมือนอากาศ
โดยทั่วไปมีสี่องค์ประกอบของการสื่อสาร
สาร ที่เป็นองค์ประกอบของการสื่อสาร หมายถึง เรื่องราวหรือวัตถุที่มีความหมาย เช่น ข้อมูล ความรู้ ความคิด ความปรารถนา และความรู้สึก ซึ่งถ่ายทอดจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับ การแสดงออกผ่านทุกภาษาหรือทุกสัญลักษณ์ที่สามารถสร้างการรับรู้ร่วมกันได้ เช่น ข้อความที่พูด การร้อง ข้อความที่เขียน การวาดภาพ ท่าทางที่สื่อความหมายในการอ่านเรื่องราว เป็นต้น
ผู้ส่งสาร หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือสถาบันที่รับผิดชอบในการส่งข้อความ หรือบุคคลที่ริเริ่มข้อความโดยแปลเป็นสัญลักษณ์เทียมแทนความคิด เช่น ภาษาหรือท่าทาง เพื่อถ่ายทอดความคิด ความรู้สึก ข้อความ ความต้องการหรือวัตถุประสงค์ของตนให้ผู้ฟังทราบโดยตั้งใจและไม่ได้ตั้งใจ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด
อีกส่วนสำคัญขององค์ประกอบของการสื่อสารและการสื่อสารผ่านสื่อ บทบาทของผู้ส่งสาร ในการส่งข้อความถึงผู้รับ ผู้ส่งสารต้องพึ่งพาสื่อหรือช่องทางในการถ่ายโอนข้อความไปยังผู้รับ การแบ่งประเภทสื่อมีหลายประเภท
ผู้รับสาร หมายถึง บุคคล หมู่คณะ หรือผู้ฟังที่ได้รับข่าวสาร
ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร เช่น ผู้เข้าร่วมกลุ่มสนทนา ผู้ฟังวิทยุ ผู้อ่านบทความในหนังสือพิมพ์ เป็นต้น ที่เห็นการตอบรับ (Feedback) แก่ผู้ส่งสารหรือส่งข้อความถึงผู้รับอื่น